Formulario W-9: Qué Es y Cómo Llenarlo

Respuesta corta

El Form W-9 le da a su cliente su nombre legal, su clasificación fiscal y su número de contribuyente para que pueda reportarle al IRS lo que le pagó. No se manda al IRS: el cliente lo guarda. Se entrega antes del primer pago, porque sin él casi nadie libera una factura, y porque quien paga sin tener un número válido en el archivo debe retenerle el 24% de cada pago y enviarlo al IRS. Si no es elegible para un número de Seguro Social, el número que va en el formulario es su ITIN.

Lo esencial

El W-9 no es una declaración de impuestos. Es una certificación que se entrega al cliente y se queda en su archivo. El formulario mismo lo dice: entréguelo a quien se lo pide, no lo envíe al IRS.
Sin número válido, retención de respaldo del 24%. No es una multa que se paga después: sale del cheque, y usted lo recupera hasta que declara.
SSN, EIN o ITIN. Los tres funcionan como número de contribuyente. Si no es elegible para un SSN, el ITIN es la vía; si tiene un negocio, el EIN le evita repartir su SSN entre todos sus clientes.
La línea de clasificación fiscal es la que decide todo. Para la mayoría de los trabajadores independientes la casilla correcta es individual/sole proprietor, incluso si tiene un nombre comercial.
Después llega el Form 1099-NEC si le pagaron $2,000 o más durante 2026, con copia para usted a más tardar el 1 de febrero de 2027.

Qué es y por qué se lo piden antes de pagarle

El Form W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) es una sola hoja. No es un trámite ante el gobierno, no se presenta en ninguna oficina y no genera ningún cobro. Contiene cuatro cosas: su nombre legal, cómo tributa usted, su número de identificación de contribuyente, y su firma diciendo que ese número es correcto.

El motivo por el que su cliente lo quiere es prosaico. Si durante el año le paga lo suficiente, la ley lo obliga a reportarle ese pago al IRS mediante un Form 1099-NEC, y ese reporte necesita un nombre y un número que coincidan exactamente con los registros del IRS. Si no coinciden, al cliente le llega un aviso de discrepancia meses después. Recoger el W-9 al principio es como lo evitan.

Por eso la secuencia habitual en cualquier empresa mediana es: se firma el contrato, se recibe el W-9, se crea el registro de proveedor, y recién entonces la factura se puede pagar. Saltarse el tercer paso es la causa más común de que el primer pago de un cliente nuevo llegue tarde, y está enteramente en sus manos evitarlo: mande el W-9 junto con su primera factura, sin esperar a que se lo pidan.

Una precisión que ahorra sustos: el W-9 no se envía al IRS. Lo dice el propio formulario. El cliente lo guarda en sus archivos y lo usa para preparar el 1099. Eso también significa que la seguridad del documento es un asunto entre usted y su cliente, no algo que el IRS supervise.

Cómo llenarlo, línea por línea

La versión vigente es el Form W-9 (Rev. March 2024). Si tiene guardado un PDF de hace unos años, cámbielo: en esa revisión la línea de clasificación pasó a numerarse 3a y se agregó una línea 3b, y algunos portales de clientes rechazan el formato viejo. El formulario está en inglés, así que aquí va lo que pide cada línea.

Línea 1 — Name. Su nombre legal, el mismo que aparece en su declaración de impuestos. Nunca se deja en blanco. Si usted trabaja por cuenta propia, aquí va su nombre de persona, no el de su negocio, aunque todas sus facturas digan otra cosa.
Línea 2 — Business name. El nombre comercial, el DBA o el nombre de su LLC, si es distinto del de la línea 1. Es opcional, pero ayuda a que el cliente reconozca a quién le está pagando.
Línea 3a — Federal tax classification. Siete casillas y se marca una sola. Para la enorme mayoría de los trabajadores independientes es individual/sole proprietor — persona física por cuenta propia. Más abajo está la tabla de quién marca qué.
Línea 3b. Nueva en esta revisión y en blanco para casi todo el mundo. Solo aplica a sociedades y fideicomisos con socios o beneficiarios extranjeros. Si usted llena el formulario para sí mismo, no la toque.
Línea 4 — Exemptions. Dos casillas de códigos de exención. Las instrucciones son tajantes: las personas físicas, incluidos los trabajadores por cuenta propia, no están exentas de la retención de respaldo. Si usted es freelancer, deje la línea 4 vacía.
Líneas 5 y 6 — Dirección. Aquí le van a mandar el 1099 por correo, así que ponga una dirección donde vaya a estar recibiendo correspondencia en febrero. Si cambió respecto a la que el cliente ya tenía, las instrucciones piden escribir NEW arriba de la línea 5.
Línea 7 — Account numbers. Opcional. Solo si el cliente le pidió un número de proveedor.
Parte I — TIN. Dos casillas: una para SSN y otra para EIN. Se llena una sola. Si usted usa un ITIN, va en la casilla del SSN, que es la del número personal.
Parte II — Certification. Firma y fecha. Está firmando bajo pena de perjurio que el número es correcto, que no está sujeto a retención de respaldo y que es una persona estadounidense para efectos fiscales (lo cual incluye a los extranjeros residentes). Sin firma, ningún departamento de pagos lo va a aceptar.

Línea 3a: qué casilla marcar según cómo trabaja usted
Si usted es…	Línea 1 / Línea 2	Qué marca en la línea 3a	¿Recibe 1099-NEC?
Trabajador independiente sin empresa registrada	Línea 1: su nombre legal. Línea 2: su nombre comercial, si tiene.	Individual/sole proprietor	Sí
Dueño único de una LLC no incorporada	Línea 1: el nombre del dueño. Línea 2: el nombre de la LLC.	La clasificación del dueño — para una persona física, individual/sole proprietor. No la casilla de LLC.	Sí
LLC con varios socios, que tributa como sociedad	Línea 1: el nombre legal de la LLC.	LLC, escribiendo P	Sí
LLC o empresa con elección de S corporation	Línea 1: el nombre legal de la empresa.	LLC escribiendo S, o S corporation si está incorporada	Por lo general no

La fila que más formularios mal llenados genera es la segunda. Abrir una LLC se siente como si tuviera que cambiar lo que va en la línea 1, y no es así: una LLC de dueño único no tiene identidad fiscal propia, de modo que el IRS quiere el nombre del dueño en la línea 1 y la clasificación del dueño en la 3a, con el nombre de la LLC relegado a la línea 2. Marcar la casilla de LLC solo porque uno tiene una LLC es el error clásico, y es justo la discrepancia que le genera un aviso a su cliente un año después.

Qué número va en la Parte I: SSN, EIN o ITIN

El formulario pide un taxpayer identification number, un número de identificación de contribuyente. Hay tres que sirven, y cuál le toca a usted depende de su situación, no de su preferencia.

Los tres números que pueden ir en un Form W-9
Número	Quién lo tiene	Cuándo va en el W-9
SSN	Ciudadanos y personas autorizadas para trabajar en Estados Unidos.	Es el número por defecto de quien trabaja por cuenta propia sin empresa registrada.
EIN	Cualquier negocio que lo solicite al IRS, incluido un trabajador por cuenta propia.	Cuando usted quiere dejar de repartir su SSN entre todos sus clientes, o cuando la LLC o empresa es la que factura.
ITIN	Quien no es elegible para un SSN pero tiene obligaciones tributarias en Estados Unidos.	Va en la casilla del SSN. Permite que el cliente le pague y le emita el 1099-NEC.

Si usted no es elegible para un número de Seguro Social, el ITIN es la respuesta y no es un obstáculo para trabajar como contratista: un cliente puede pagarle y reportarle con un ITIN igual que con un SSN. Cómo se solicita, cuánto tarda y qué documentos pide está en nuestra guía del ITIN, que también explica con claridad lo que un ITIN no hace: no autoriza a trabajar y no cambia el estatus migratorio de nadie.

Y si usted sí tiene SSN, considere de todas formas pedir un EIN. Es gratis, se solicita directamente al IRS, el número se emite de inmediato por internet, y cualquier sitio que le cobre por tramitarlo le está vendiendo un formulario gratuito. La ventaja es concreta: diez clientes en cinco años son decenas de copias de su número personal circulando en correos, carpetas compartidas y portales que usted no controla.

Qué pasa si no lo entrega: la retención del 24%

La retención de respaldo (backup withholding) es el mecanismo que está detrás de toda la insistencia de su cliente con este papel. Cuando quien paga no tiene en su archivo un número de contribuyente válido y certificado, por regla general debe retener el 24% del pago reportable y enviarlo al IRS.

En la práctica se siente así: usted factura $5,000, le depositan $3,800, y $1,200 se van al IRS a su nombre. El dinero no se pierde — se acredita contra sus impuestos igual que cualquier otra retención y aparece en la casilla de impuesto federal retenido de su 1099 — pero es su capital de trabajo fuera de su cuenta durante meses.

Antes de eso pasa algo más inmediato: muchos clientes ni siquiera llegan a retener, porque prefieren no pagar hasta tener el formulario. Congelan la factura. Si su primer pago con un cliente nuevo lleva semanas detenido, la pregunta que hay que hacer no es “¿cuándo pagan?” sino “¿ya tienen mi W-9 en el sistema?”.

Corregirlo es sencillo y depende de usted: entregue el número correcto. La retención se detiene hacia adelante en cuanto el cliente tiene un número válido y certificado; lo ya retenido no se lo devuelve el cliente, porque ya se lo mandó al IRS, y usted lo recupera al declarar.

W-9 o W-4: cuál le corresponde

Estos dos formularios se confunden todo el tiempo, y la diferencia no es de papeles sino de relación laboral.

Form W-9 frente a Form W-4
	Form W-9	Form W-4
Quién lo llena	Contratista independiente, proveedor	Empleado
Para qué sirve	Certificar nombre, clasificación fiscal y número de contribuyente	Decirle al empleador cuánto impuesto retener de cada cheque
¿Le retienen impuestos?	No, mientras el número sea correcto	Sí, en cada pago
Qué le llega a fin de año	Form 1099-NEC	Form W-2
Quién paga el Seguro Social y Medicare	Usted entero, como impuesto de trabajo por cuenta propia	Mitad usted, mitad la empresa

Si un cliente le manda un W-4, está tratándolo como empleado. Puede ser un error administrativo o puede ser un problema de clasificación, que es cosa distinta y más seria: la clasificación no la decide la etiqueta del documento sino cuánto control tiene la empresa sobre cómo hace usted su trabajo. Las reglas completas están en nuestra guía de clasificación 2026 (en inglés). Y si lo que va a firmar es un contrato de prestación de servicios, revise antes qué debe decir en nuestra guía del contrato de servicios.

Qué recibe después: el Form 1099-NEC

El W-9 va al principio de la relación; el Form 1099-NEC llega al final del año. El cliente lo prepara con los datos que usted le dio y manda una copia a usted y otra al IRS.

El umbral cambió, y conviene saberlo bien porque circula desactualizado en todas partes. Por los pagos hechos en 2025, el mínimo para emitir un 1099-NEC era de $600. Por los pagos hechos durante 2026 el umbral es de $2,000, por la One Big Beautiful Bill Act, y a partir de 2027 se ajusta por inflación. La copia que le toca a usted por el año fiscal 2026 debe estar en sus manos a más tardar el 1 de febrero de 2027.

Tres consecuencias prácticas de ese cambio:

No cambia lo que usted debe. El umbral decide si le mandan un papel, no si el ingreso se declara. Todo lo que gana se declara, con formulario o sin él.
No cambia la política del W-9. Nadie sabe en la primera factura si el año va a cerrar en $900 o en $19,000, y la retención de respaldo opera sin importar el umbral.
Sí cambia cuántos papeles le van a llegar. Con más clientes por debajo de $2,000, su propio registro de ingresos — sus facturas — pasa a ser la fuente principal. Guárdelas.

Y recuerde el resto del calendario: como trabajador independiente usted paga impuesto sobre la renta más el impuesto de trabajo por cuenta propia, y normalmente le corresponden pagos estimados trimestrales. El del cuarto trimestre de 2026 vence el 15 de enero de 2027.

Mande la factura junto con el W-9

Genere su factura en español, en inglés o con las dos versiones lado a lado: numeración, condiciones de pago, vencimiento y recargo por mora ya redactados. Se lee completa gratis; solo pague $10 si quiere descargarla.

Crear mi factura →

¿Es seguro dar mi número?

Vale la pena decirlo sin rodeos: un W-9 lleno es un kit de robo de identidad. Nombre legal, dirección y número de contribuyente, firmados. Es un objetivo clásico de fraude, y las señales son bastante constantes.

El IRS no le está pidiendo nada. El IRS no manda correos, mensajes ni llamadas para pedir un W-9. Una solicitud que parece venir del IRS es falsa, sin excepción. Las solicitudes legítimas vienen de un negocio que está a punto de pagarle.
Verifique la relación, no el correo. La pregunta útil es si esa empresa realmente le debe dinero. Una petición de W-9 de alguien a quien usted nunca le facturó no tiene ninguna razón de ser, por convincente que se vea el logotipo.
Revise el dominio, no el nombre visible. Una dirección de correo gratuita, o un dominio con una letra cambiada respecto al del cliente, es la mecánica estándar del fraude. Si el pedido llega a mitad del proyecto desde un “nuevo contacto de cuentas por pagar”, confírmelo por un canal que ya tenía.
Desconfíe de la prisa y de lo que sobra. Un W-9 pide un número de contribuyente. No pide contraseñas de banco, ni una foto de su licencia, ni todo eso en la próxima hora.
No mande un número personal por correo sin proteger. Use el portal de proveedores del cliente si lo tiene. Si no, mande un PDF con contraseña y dé la contraseña por teléfono o mensaje. Usar un EIN en vez de su SSN convierte todo este problema de grave en rutinario.

¿Usted es quien contrata? Pida el W-9 por escrito

Si usted subcontrata a alguien — un diseñador, una persona de limpieza, un ayudante — recoja el formulario antes del primer pago. El generador redacta una carta de solicitud de W-9 que explica por qué se necesita, pone fecha límite y pide un envío seguro en lugar de un número personal en una cadena de correos.

Generar la carta de solicitud →

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Formulario W-9 y por qué me lo pide mi cliente?

El Form W-9 es una hoja donde usted le da a quien lo contrata tres datos: su nombre legal, su clasificación fiscal y su número de identificación de contribuyente. El cliente lo necesita porque si le paga lo suficiente durante el año tiene que reportarle ese pago al IRS con un Form 1099-NEC, y ese formulario exige un nombre y un número que coincidan con los registros del IRS. El W-9 no se manda al IRS: el cliente lo guarda en su archivo. Por eso conviene entregarlo antes del primer pago, sin que se lo pidan dos veces.

¿Puedo llenar un W-9 si no tengo número de Seguro Social?

Sí, si tiene un ITIN. El ITIN es el número que emite el IRS para efectos de impuestos federales a quien no es elegible para un número de Seguro Social, y sirve como número de identificación de contribuyente en un Form W-9. Con eso su cliente puede pagarle y emitirle un Form 1099-NEC. Lo que un ITIN no hace es autorizar a trabajar en Estados Unidos ni cambiar el estatus migratorio de nadie: es un número tributario y nada más. Si tiene un negocio registrado, también puede usar un EIN.

¿Qué pasa si no entrego el W-9?

Dos cosas, y las dos le cuestan dinero. La primera es legal: cuando quien paga no tiene en su archivo un número de identificación de contribuyente válido y certificado, por regla general debe aplicar la retención de respaldo, o backup withholding, del 24% sobre los pagos reportables y enviarlo al IRS. La segunda es práctica y llega antes: la mayoría de los departamentos de cuentas por pagar simplemente no liberan el pago hasta que el W-9 esté en el sistema. Su factura se queda parada en una fila que nadie está revisando.

¿Es seguro dar mi número de Seguro Social en un W-9?

El riesgo es real pero manejable. Un W-9 lleno contiene nombre, dirección y número de contribuyente firmados: es exactamente lo que necesita alguien para robar una identidad. Antes de mandarlo, confirme que el negocio realmente le debe dinero — el IRS nunca pide un W-9 por correo electrónico, y una solicitud que parece venir del IRS es fraudulenta. Después, no lo mande por correo electrónico sin proteger: use el portal de proveedores del cliente, o un PDF con contraseña y la contraseña por teléfono. Si tiene un EIN, úselo en lugar del SSN; el EIN es gratis y se solicita directamente al IRS.

¿Me van a mandar un Form 1099-NEC? ¿Desde qué monto?

Le enviarán un Form 1099-NEC si le pagaron $2,000 o más durante 2026. Ese umbral subió: por los pagos hechos en 2025 el mínimo era $600, y cambió a $2,000 para los pagos hechos durante 2026 por la One Big Beautiful Bill Act. La copia que le corresponde a usted debe llegarle a más tardar el 1 de febrero de 2027. Cuidado con una confusión común: el umbral solo decide si le mandan el papel, no si el dinero se declara. Todo lo que gana se declara, le llegue formulario o no.

¿Cuál es la diferencia entre el Formulario W-9 y el W-4?

Son de dos relaciones distintas. El W-4 lo llena un empleado para que la empresa sepa cuánto impuesto retenerle de cada cheque. El W-9 lo llena un contratista independiente, y no genera ninguna retención mientras el número sea correcto: usted paga sus propios impuestos. Si un cliente le manda un W-4, o cree que usted es empleado o está clasificando mal la relación. Vale la pena aclararlo antes de firmar, porque la clasificación no la decide el título del documento sino cuánto control tiene la empresa sobre cómo hace usted su trabajo.

Fuentes

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Esta guía es información general sobre cómo funcionan los contratos en Estados Unidos. No es asesoría legal y leerla no crea una relación abogado-cliente. Las leyes cambian y varían mucho de un estado a otro, y las reglas laborales de Estados Unidos son distintas a las de la mayoría de los países de habla hispana. Consulte a un abogado con licencia en su estado antes de firmar o de basarse en cualquier acuerdo.